La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de un negocio o una empresa, ya que permite registrar y controlar los pagos y las retenciones, por ley, del salario de los empleados. Asimismo, es una obligación legal para cualquier negocio o empresa en México, como se indica en:
- La Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
- El Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
- La Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
Dentro de una nómina encontraremos conceptos como:
- Sueldos y salarios: el monto que se le abona a los trabajadores y el cual se asigna de acuerdo con el cargo desempeñado o al servicio profesional prestado.
- Percepciones: ingresos por los distintos conceptos a los que tiene derecho el trabajador y que percibe por realizar un trabajo personal subordinado.
- Deducciones: las cantidades que se descuentan al trabajador por diferentes conceptos como puede ser la seguridad social.
Elementos que componen una nómina:
Para proceder al cálculo de la nómina y elaborar este documento tan importante para tus empleados, debes tomar en cuenta los elementos que la integran para ello:
- Percepciones: de las que ya hemos hablado anteriormente. Se compone de los ingresos que se deben pagar al trabajador y compuesto por sueldo, prestaciones sociales, laborales y horas extras.
- Deducciones: conceptos por los cuales se retendrá una parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo con la ley y sin que afecte a los trabajadores implicados. Por ejemplo la retención de Seguro Social, IMSS, y la retención de impuestos, SAT.
- Periodicidad de la nómina: se puede hacer de acuerdo con el periodo (quincenal, mensual, etc.), al tipo de percepción (ordinaria o extraordinaria) y por contrato (personal base, nómina de socios y personal eventual).
Asimismo, el recibo o formato de la nómina debe tener una serie de conceptos de acuerdo con lo regulado por la legislación vigente que son:
- Datos identificativos de la empresa.
- Datos del trabajador.
- Periodo de liquidación correspondiente al recibo de nómina.
- Detalle de las percepciones salariales y extrasalariales.
- Detalle de las deducciones realizadas.
- Sueldo por percibir.
- Lugar de emisión, firma y sello de la empresa y empleado.
¿Cómo elaborar una nómina?
Después de contemplar todo lo anterior, vamos a conocer cuáles son los pasos para hacer una nómina a tus trabajadores.
- Define el medio mediante el que realizarás el cálculo de la nómina
Para realizar los recibos de nómina, se debe contar con personal cualificado para ello, que en este caso suele ser los empleados del departamento de recursos humanos.
Asimismo, puedes contar con un sistema o software especializado en la realización de los cálculos de la nómina en el cual puedas apoyarte para realizar los procesos de manera más simple, adecuada y evitar errores durante su elaboración. Normalmente, este tipo de sistemas ayudan a reducir el número de errores y muchos de ellos cuentan con herramientas que generan recibos de nómina en línea y que incorporan el sello digital del SAT.
- Registra las actividades y particularidades de las que dependan los pagos
Es importante que lleves un registro de todas las eventualidades que se produzcan durante el periodo correspondiente al pago del salario del trabajador, para así aplicar de forma efectiva los incentivos o recortes y poder justificarlos.
Aquí deberemos contemplar también la inclusión de las percepciones no salariales en la nómina, es decir, aquellos conceptos que se abonan a los empleados sin necesidad de que formen parte de su sueldo, tales como las indemnizaciones por gastos en cumplimiento de su trabajo, las prestaciones por accidente e incapacidad por enfermedad, etc. Este tipo de retribuciones no cotizan a la seguridad social.
También tendrás que tomar en cuenta el complemento salarial, que son sumas adicionales que se brindan en función de las cláusulas pactadas en el contrato individual o colectivo, en las políticas del negocio o empresa o por mandato legal. Entre las remuneraciones más habituales encontramos la antigüedad, el trabajo en días feriados oficiales, el reconocimiento al buen desempeño, etc.
- Desglosa adecuadamente los conceptos
Se debe incluir de manera detallada la información referente a los ingresos que percibe el trabajador, comprendiendo su salario base, comisiones, prestaciones sociales y laborales, bonos, etc.
También tendrás que desglosar las retenciones y deducciones realizadas como el pago del Impuesto sobre la Renta, etc.
- Indica la periodicidad y tipo de percepción
Se debe indicar el tipo de periodicidad del pago de la nómina, así como si se trata de una percepción ordinaria o extraordinaria.
- Percepción ordinaria: sueldos comunes.
- Percepción extraordinaria: como el Aguinaldo o la Participación de los Trabajadores en las Utilidades, etc.
- Timbrado de los recibos de nómina
El timbrado de nómina es una certificación fiscal digital en el recibo de pago del trabajador. Esto implica que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) le otorga validez oficial al comprobante de la empresa porque la información ha sido verificada.
- Emite el CFDI de nómina
Deberás emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet, CFDI, de nómina por las remuneraciones que se cubren en concepto de sueldos y salarios.
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